Qual é o sistema que meu escritório contábil deve adotar?

Muita gente tem me questionado sobre esse ponto. Qual seria, afinal, o melhor sistema para a automação das tarefas de um escritório contábil? Em primeiro lugar, há um entendimento equivocado com relação ao uso da tecnologia neste setor. A maior parte dos escritórios cai no “canto da sereia” e adota tecnologias sem o menor planejamento. O resultado, na maioria das vezes, é desastroso: mais custos, estresse e prejuízos.

O caminho é estudar, diagnosticar seu modelo de negócio, público-alvo e oferta de valor. A partir disso, é possível promover uma remodelagem no padrão e na arquitetura tecnológica para atendimento e captação de clientes. Ferramentas inovadoras, temos várias. Mas qual delas realmente vai maximizar as receitas e reduzir meus custos? Depende justamente do público-alvo e da oferta de valor. Sem essa análise, qualquer investimento em TI não passa de mera pirotecnia.

Hoje há no mercado uma infinidade de sistemas que automatizam as operações contábeis, fiscais, tributárias e trabalhistas. Além destes, temos portais de atendimento a clientes, sistemas de CRM, gestão de custos, ERPs, mídias digitais, EAD, blogs, comunidades etc. Investir em tudo ao mesmo tempo é sinal de amadorismo. E decidir quais tecnologias utilizar sem a definição prévia do modelo de negócio equivale a jogar “roleta russa” com a sua empresa.

A primeira análise a fazer tem relação com o segmento de mercado que o escritório vai atender. No Brasil, com mais de 40 alterações tributárias por dia e 11 milhões de regras fiscais, não há sistema que atenda às peculiaridades de todos os setores de atividade. Mais ainda, a definição de segmento de mercado não se limita à identificação de quais ramos seu escritório poderá atender. Ou seja, definir seu público-alvo somente pelo CNAE das empresas é inócuo. É preciso entender mais características, tais como expectativas com relação à conformidade legal, perfil tecnológico, demandas gerenciais e maturidade gerencial dessas empresas.

Quando não se conhece em detalhes o perfil dos clientes, tampouco as técnicas de planejamento e gestão, as decisões são tomadas com base em crenças pessoais. Por exemplo, há muita gente investindo em produção de vídeos de conteúdo empresarial. Mas, será que esses materiais estão alinhados com os interesses do seu público alvo? Mais ainda, todo mundo estaria mesmo ansioso por consumir essa forma de mídia?

Quem atende clientes que têm baixa percepção de valor com relação aos serviços contábeis deve trabalhar com um modelo de negócio enxuto, de custo reduzido. Para isso, é fundamental automatizar o relacionamento. Uma solução inteligente é atendê-los por canais eletrônicos, de forma padronizada.

Já quem tem a carteira formada por empresas operacionalmente mais complexas, que demandam serviços de maior valor, pode investir no uso de sistemas integrados de gestão (ERP), focando a oferta em serviços consultivos.

Dependendo do perfil do público-alvo, o ERP deverá ser instalado na infraestrutura do próprio cliente, ou então na do escritório contábil. Nesta última hipótese, atua-se como uma espécie de hospedeiro de todo o aparato tecnológico e administrativo do contratante.

Agora, quando temos o ERP instalado na empresa, a organizacão contábil tem duas alternativas: integrar o ERP aos seus sistemas contábeis/fiscais/trabalhistas ou usar essas funcionalidades diretamente no ERP do cliente.

O primeiro passo para definir a arquitetura tecnológica que irá aumentar a percepção de valor dos clientes e as receitas, além de reduzir os custos, é justamente ter uma boa estratégia de negócios. É preciso clareza na definição de questões como: quem é meu cliente? O que ele quer de mim? Quais são suas “dores” e de que forma aliviá-las? Como posso entregar o que o meu cliente quer? Qual o nível de maturidade empresarial e tecnológica desta carteira?

Enfim, como dizem os antigos, “quando a cabeça não funciona, o corpo padece”. Traduzindo: a estratégia precede a ação. Quem insistir em atender mercados diferentes com soluções iguais certamente sofrerá com o prejuízo gerado pela comoditização dos serviços prestados.

(*) Roberto Dias Duarte é sócio e presidente do Conselho de Administração da NTW Franquia Contábil, primeira deste setor no país.