Relacionamento e atendimento no escritório contábil, como melhorá-los?

A comunicação aliada à tecnologia vem facilitando o dia a dia dos empreendedores no contato mais próximo com seus públicos. Dentro da contabilidade, um bom networking é essencial para o contador 2.0 interagir e criar relacionamento com clientes, fornecedores e até mesmo colaboradores.

Quem nunca utilizou aquela famosa frase “Me envia um e-mail que depois eu vejo”? Esta é uma boa maneira de ganhar tempo e se organizar, mas é preciso ter cuidado para não pecar na impessoalidade e na falta de contato contínuo. A tecnologia vem para ajudar e trazer agilidade, no entanto, usá-la sem estratégia pode tornar o contato impessoal demais ou extingui-lo, prejudicando a qualidade das relações do profissional contábil.

No trato com os clientes, a ausência de contato continuado pode causar queda no faturamento do escritório. Imagine que na última semana do mês de abril, um contador atende dezenas de clientes que buscam auxílio para fazer a declaração do imposto de renda. Porém 30% da carteira, que não mantém contato frequente com o escritório, acaba por não solicitar esse serviço. Essa ausência de comunicação para lembrar “estou aqui”, pode abrir espaço para a concorrência, pois deixa de criar o vínculo.

O que houve no exemplo acima pode ser simplificado com o clichê: “Quem não é visto, não é lembrado.”

O contador 2.0 deve prezar também pela continuidade no contato com seus fornecedores.

Imagine o fornecedor do seu software contábil, por exemplo. Muitas vezes, por conta do volume de trabalho, o espaço na agenda para atendê-lo tem que ser realocado. E você vai remarcando, remarcando e nunca o recebe. Estes parceiros, muitas vezes são os responsáveis por apresentar novas oportunidades de negócios, além de tecnologias existentes no mercado que podem resolver problemas comuns dentro da contabilidade. Criar um espaço na agenda para saber das novidades de seus fornecedores pode ser um investimento importante para o escritório.

Também não se pode esquecer daqueles que fazem o escritório andar: os colaboradores!

O sucesso do escritório contábil é construído dia após dia por aqueles que fazem parte da empresa. A falta de integração com a equipe e a ausência de um momento dedicado à troca de experiências representa uma imensa perda para o crescimento da empresa. Compartilhar os aprendizados e trocar ideias preciosas com aqueles que lidam diariamente com os clientes do escritório é uma oportunidade de ouro para o empreendedor da contabilidade.

Com uma liderança estratégica, o contador 2.0 estabelece uma comunicação contínua com os funcionários do escritório, sempre alinhando objetivos da empresa, ouvindo a equipe e aplicando feedbacks para melhorar o relacionamento interno e alcançar uma equipe de alto desempenho na contabilidade.

E como ter tempo para criar e cultivar relacionamentos de valor?

Criar um bom relacionamento e atendimento no escritório contábil, demanda tempo para estabelecer contato frequente com seus públicos de interesse. A tecnologia vem ajudando o contador 2.0 a se desprender da parte operacional para se dedicar à gestão estratégica do escritório e isso inclui a comunicação.

Utilizar as inovações existentes no mercado a favor da contabilidade é premissa de uma liderança estratégicaque busca economizar o tempo gasto na rotina operacional para se aprofundar na estratégia do negócio e criar relacionamentos de valor. Para isso, o contador deve fazer uso da tecnologia, adotando:

• Documentos compartilhados em nuvem: compartilhar, editar e salvar documentos de forma rápida e sem precisar enviar e-mails ou arquivar em diversos dispositivos traz um ganho na rotina diária da operação.
• Software: um software contábil confiável e que possua integração com o sistema de gestão do cliente facilita o dia a dia da rotina operacional, liberando tempo para o contador se dedicar a conhecer melhor o segmento do cliente para elaborar e oferecer serviços mais consultivos.
• Portal de serviços online: relatórios diversos e acesso aos documentos comprobatórios com poucos cliques, pode ser uma excelente maneira de economizar o tempo do escritório e se dedicar mais a construção de relacionamentos de valor.

Relacionamento e atendimento no escritório contábil

Além das tradicionais conversas no telefone, o contador 2.0 pode criar um melhor relacionamento eatendimento no escritório contábil das seguintes formas:

• Marketing de conteúdo: promover conteúdos relevantes, pode ser uma maneira assertiva de manter contato com os clientes, repassando-lhes informações importantes que podem auxiliá-los a melhorar estratégias de gestão dentro das empresas. Que tal contar com a ajuda daquele funcionário que tem muito conhecimento em determinado assunto? Esta pode ser uma ótima chance de criar engajamento com a equipe enquanto os clientes recebem materiais informativos. Educar os clientes com materiais que possam lhe ser útil em algum momento, é uma forma de se fazer presente no dia a dia deles.

• Webinar: esta maneira de se comunicar está em alta e deve ser utilizada para criar engajamento com os clientes. Os temas utilizados para criar o webinar podem ser os mais diversos, desde uma nova norma da legislação tributária até uma dica de gestão. É interessante separar os assuntos específicos por segmentos dos clientes e utilizar a ajuda dos colaboradores para ministrar o evento. Além de gerar mais valor para quem assiste, também é uma ótima forma de reconhecer os conhecimentos dos funcionários e valorizá-los.

• Reuniões periódicas: abrir um espaço semanal na agenda para chamar o cliente, fornecedor ou funcionário para uma conversa é sempre uma forma de entender como o outro pensa e enxerga a empresa, os serviços prestados e o profissional que o atende. Através destas conversas periódicas podem surgir diversosinsights que além de melhorarem o relacionamento também direciona o escritório para um alinhamento.

O contador 2.0 se preocupa em criar e fortalecer o relacionamento e atendimento no escritório contábil com todos os envolvidos no crescimento da empresa. Se atentar para melhorar cada vez mais esta comunicação com parceiros, clientes e colaboradores faz parte de uma liderança estratégica focada no futuro.