4 etapas para engajar equipes durante o trabalho remoto

Houve uma época no mundo dos negócios em que as empresas empunham alguns limites na hora de fazer as contratações. A prioridade eram os candidatos que morassem perto do escritório ou que estivessem dispostos a se mudar.

Atualmente, mais do que nunca, o trabalho remoto ganhou popularidade e oferece às empresas a possibilidade de atrair muitos talentos, uma vez que a equipe pode atuar de qualquer lugar, sem prejudicar as perspectivas do emprego.

Junto com o crescimento de equipes remotas, muitos desafios surgiram. E sabe qual é o maior obstáculo? Uma colaboração eficaz. É difícil trabalhar verdadeiramente em equipe quando as pessoas estão separadas em diferentes estados ou fusos horários. Mas, seguindo essas 4 etapas, dá para melhorar radicalmente a capacidade de realizar o trabalho em qualquer lugar.

Etapa 1: mantenha as reuniões rápidas e táticas

Quando uma equipe atuava em um espaço físico de escritório, era uma coisa. Colaborar como uma equipe remota traz uma nova realidade simples: mais reuniões. Mas elas não precisam ser dolorosas.

Só porque é necessário ter reuniões para organizar as atividades da equipe, não significa que precisa de sete reuniões todos os dias. Ao definir uma nova reunião, é preciso ter um objetivo final específico em mente. O que precisa obter desta reunião? Reuniões sem um objetivo claro facilmente saem do assunto, se tornam improdutivas e podem nem mesmo precisar acontecer em primeiro lugar. Se não tem esse objetivo, não tem uma reunião.

O maior benefício da videoconferência? É mais fácil e rápido discutir os detalhes cara a cara do que através de intermináveis troca de e-mails. Para colher os benefícios, no entanto, as equipes precisam estar prontas para começar a partir do momento em que fazem login. Criando uma agenda detalhada do que será falado na reunião e garantindo que cada participante tenha uma cópia com antecedência. Isso ajuda para que os membros da equipe venham preparados e possam contribuir em cada reunião.

Ao final da reunião – de preferência, não muito depois de começar – todos devem ser capazes de dar continuidade nas atividades, tendo os próximos passos claros e definidos. Nenhum membro da equipe deve ficar no escuro sobre o que deve fazer e o prazo para a finalização. É uma boa prática concluir cada reunião com cada participante observando seus próximos passos, para garantir a correta compreensão de todos.

Etapa 2: priorizar a construção da equipe

Nem sempre é possível trabalhar em equipes que todos os integrantes têm afinidades e atuam em sintonia. O gerente condescendente, o colega preguiçoso, o sabe-tudo – muitas questões surgem quando as pessoas precisam trabalhar juntas.

A solução? Priorizar o tempo e as atividades de união da equipe. É sempre mais fácil trabalhar com pessoas que são consideradas amigas, pois dá para entender melhor seus dias ruins, não há receio em pressioná-las quando precisam e geralmente são menos estressadas com a colaboração.

Não importa o quão distribuída a equipe esteja, tem que reservar um tempo para o diálogo. E, embora atualmente o tempo presencial signifique apenas uma webcam ativa, ainda dá para agendar conversas com a equipe.

Também é importante que todos tenham um relacionamento que não será exclusivamente profissional. Para isso, é normal iniciar uma reunião com conversas amigáveis ou encerrá-la com uma discussão sobre os planos de todos para o fim de semana. Os membros da equipe que podem se conectar em um nível mais profundo naturalmente trabalharão melhor juntos e estarão mais dispostos a ir além uns pelos outros.

Também é importante que os membros da equipe tenham perfis compatíveis. Se a empresa ou equipe tem uma cultura distinta, procure essas características na hora de contratar um novo colaborador.

Etapa 3: compensar as diferenças de fuso horário

Embora os fusos horários não sejam um problema para todas as equipes remotas, geralmente se tornam um obstáculo quando está presente na rotina da empresa. Ele é um desafio na hora de agendar reuniões que sejam convenientes para todos quando uma pessoa está na Califórnia e a outra na França. Quando há fusos horários realmente dispersos, fica cada vez mais difícil colaborar.

A maneira mais importante de lutar contra isso é garantir que todos saibam onde está o resto da equipe. Se alguém na Califórnia marca repetidamente as reuniões para as 10h PST, os membros da equipe na França podem ficar um pouco cansados – e vice-versa. Dá para eliminar o potencial de agendamento errático, educando toda a equipe.

Depois de saber onde todos estão no mundo, dá para criar o hábito de agendar reuniões, sessões de brainstorming e quaisquer outras atividades colaborativas em horários que sejam pelo menos razoáveis, se não convenientes, para todos que precisam comparecer.

Etapa 4: obtenha as ferramentas certas

Antes do início da pandemia, o motivo pelo qual o trabalho remoto ganhou tanta popularidade era a abundância de softwares e ferramentas disponíveis. Existem literalmente milhares de soluções que ajudam a lidar com os maiores desafios do trabalho remoto – basta encontrar a solução certa para a equipe.

Como especialistas em trabalho remoto, a LogMeIn sabe os desafios que os colaboradores encaram no dia a dia – desde a necessidade de se manter focado até se sentir distante e isolado de seus colegas. Aqui estão algumas maneiras pelas quais uma solução de videoconferência como o GoToMeeting pode melhorar os fluxos durante as atividades diárias:

Compartilhamento de tela

Se compartilhar é importante, então o GoToMeeting se importa muito. O compartilhamento de tela é um recurso importante entre os usuários, mas esse recurso não é exclusivo para os hosts de reuniões. O GoToMeeting permite que os organizadores deem acesso para qualquer pessoa que esteja participando da reunião. Isso permite que se faça a transição perfeita da reunião de um tópico para outro, independentemente de a próxima pessoa estar sentada ao lado na sala ou trabalhando remotamente.

O melhor de tudo é que o compartilhamento versátil da tela é apenas o começo. As ferramentas de desenho e quadro branco virtual do GoToMeeting elevam a videoconferência a outro nível. Todos os participantes podem desenhar, destacar ou enfatizar qualquer coisa compartilhada na tela, fazendo até o funcionário mais remoto se sentir como se estivesse na mesma sala.

Fique móvel

Como resultado da COVID-19, a colaboração hoje em dia se estende muito além das paredes do escritório. É possível estar em qualquer cômodo da casa ou até trabalhando em um estado, o GoToMeeting foi construído para dar o suporte necessário, não importa onde esteja, uma vez que conta com um pacote completo de aplicativos móveis. Basta baixar o aplicativo GoToMeeting para uma gama completa de recursos quando precisar hospedar ou ingressar em uma reunião pelo telefone (iOS ou Android) ou tablet.

Não perca o ritmo com a gravação na nuvem

Nem sempre é possível comparecer a todas as reuniões, especialmente se houver dezenas de pessoas envolvidas. Quando se adiciona trabalhadores remotos nessa equação, os cronogramas se alinham com menos frequência do que os planetas. Mas reuniões perdidas não devem prejudicar a produtividade. O GoToMeeting permite gravações ilimitadas de reuniões na nuvem e assim compartilhar com qualquer pessoa. Combinando isso com o novo recurso Smart Meeting Assistant e será possível até mesmo compartilhar a transcrição da reunião com colegas, quer tenham participado dela ou não, para que todos – não importa onde estejam – podem extrair os conteúdos discutidos no encontro virtual.

Reunindo a equipe

A empresa está implementando um modelo híbrido, com alguns funcionários retornando ao escritório e outros ficando remotos? Uma sala de conferências como o GoToRoom pode ser o meio-termo perfeito. Com instalação simplificada, o GoToRoom – com parceiros de hardware como Poly, Dolby e Logitech – utiliza o GoToMeeting para fornecer aos usuários uma interface de reunião familiar e intuitiva, que torna simples para os organizadores iniciantes entrarem em uma sessão em segundos.

Trabalhe junto e melhor

Trabalhar e colaborar com uma equipe remota, sem dúvida, apresenta seus próprios desafios. Mas essa opção de trabalho vem crescendo, uma vez que essa flexibilidade permite que funcionários e empresas vivam e trabalhem em qualquer lugar do mundo, agregando muitos talentos, sem se preocupar com as limitações geográficas.

Com as quatro etapas descritas acima, as equipes que atuam remotamente podem aprender a colaborar, como se todos estivessem sentados na mesma sala.