5 ações simples que vão otimizar sua gestão de tempo

Você sente que o seu dia precisa ter mais do que 24 horas? Ou que falta produtividade na sua rotina para lidar com todas as tarefas pessoais e profissionais?

É preciso saber conciliar as atividades do trabalho com a rotina doméstica, principalmente com a grande tendência dos formatos home office e híbrido (presencial e a distância), que se expandiram com a pandemia do Covid-19 e devem permear após a vacinação em massa.

Mas afinal, realmente não se tem tempo ou não estamos utilizando o tempo disponível da melhor maneira?

Uma pesquisa realizada com multinacionais feita pela TriadPS, revelou que 80% dos brasileiros afirmam que "enrolam" de 30min a 3h por dia durante o horário do expediente. Entre eles, mais de 60% se distraem com redes sociais, 11% assistem a pornografia e outros contaram que até jogam durante o horário de trabalho.

"O tempo se tornou, além do grande vilão, num luxo", explica o escritor e consultor Christian Barbosa, fundador da TriadPS. Como o tempo é a base para formatar qualquer outra atividade, é preciso administrá-lo da melhor maneira. Caso contrário, não só as tarefas não são completadas, mas o estado mental pode ser afetado.

Realizar uma gestão de tempo nada mais é que adotar técnicas para aprimorar a realização de tarefas, garantindo produtividade e eficiência, e é uma habilidade essencial em todos os âmbitos da vida.

Muitas ações podem ser realizadas para mudar esse cenário; separamos cinco delas, que são simples e podem otimizar a sua rotina profissional e pessoal e até as daqueles a sua volta.

1) Aprenda a dizer não

Mude o pensamento que ter uma agenda lotada é sinal de realização profissional. É melhor ter reconhecimento por um trabalho bem feito, então reconheça que não se pode dizer sim para tudo. Prefira realizar poucas atividades excelentes a muitas mal feitas.

Saiba colocar limite nos outros e para você mesmo, principalmente, a partir do fim do seu horário de expediente. O risco do "expediente sem fim" é real, já que o profissional se mantém conectado durante todo o dia aos mesmos dispositivos e ferramentas que usa no trabalho.

Então, em vez de aceitar trabalhos na hora, diga que vai verificar a programação antes de responder. Assim, você tem tempo de verificar suas tarefas e tomar uma decisão inteligente.

2) Use a tecnologia a seu favor

Apesar dos smartphones serem vistos com uma distração, vale lembrar que ele não é um vilão - tudo depende da forma com que eles são utilizados.

Especialistas entrevistados pelo documentário da Netflix, "O Dilema das Redes" (2020), do diretor Jeff Orlowski, sugerem desligar as notificações das redes sociais. Isso não só evita dispersão, como também pode proteger os seus dados.

Outra possibilidade é utilizar aplicativos que te auxiliem a organizar a sua agenda. Os programas Neotriad, Remember The Milk, Wunderlist, Evernote e Onenote são ferramentas que podem contribuir muito com a sua gestão de tempo.

3) Tenha prazos

A melhor pessoa para definir os seus prazos é você mesmo e conseguir terminar as tarefas antes que eles acabem pode te ajudar a ter mais foco e eficiência. E, cá entre nós, concluir uma atividade promove uma ótima sensação de dever cumprido.

Aprenda a classificar suas atividades por importância, o tempo que leva para serem feitas e quais resultados elas trazem, para assim, otimizar a realização das tarefas dentro do seu tempo disponível.

As ferramentas citadas no tópico acima são excelentes para te ajudar nisso, inclusive na sua vida pessoal. Concentre tudo em um programa só para você ter uma visão ampla da sua rotina, afinal, o não cumprimento de uma tarefa pode afetar os seus planos com familiares e amigos.

4) Respeite seus limites

Você sabia que 7 em cada 10 brasileiros que têm uma rotina de trabalho em escritórios estão estressados? Segundo a International Stress Management Association Brasil, moramos no segundo país mais estressado do mundo. Entre as causas está justamente a escassez de tempo.

Dormir bem, comer adequadamente e realizar atividades físicas ajudam a ter mais disposição. Preste, também, mais atenção no que você foca e mude o rótulo que você atribui às atividades, tentando ver o lado positivo, controlando como você reage e interpreta os fatos.

O empresário Fernando Gabas sugere que você dedique os primeiros 45 minutos do seu dia para cuidar do seu corpo e da sua mente. Realize exercícios físicos de 30 minutos e práticas de meditação durante 10 a 15 minutos. Visualizar aquilo que te faz feliz estimula o seu interior a cultivar estados emocionais positivos.

5) Não tente dar conta de tudo

Faz parte de ser um bom profissional saber delegar as atividades entre o seu time. Lembre-se de que você nem sempre é o mais indicado para a realização de certo trabalho.

Ao dividir as tarefas, você está administrando o seu tempo, estimulando e valorizando as capacidades do outro.

Estudos mostram que quando uma pessoa está feliz e satisfeita, ela irradia esse sentimento para aqueles a sua volta. Então, nada melhor do que uma equipe focada e proativa para alcançar os resultados.

Isso também vale na vida pessoal: não tenha vergonha de pedir a ajuda da família e de amigos sempre que houver necessidade.

Aprender a gerir o seu tempo de forma adequada só pode trazer vantagens para a sua vida, garantindo benefícios até à sua saúde e aos relacionamentos. É possível diminuir o estresse, ganhar mais tempo livre e aumentar sua produtividade e eficiência, o que pode melhorar a sua reputação profissional e te mostrar que você tem a capacidade de realizar objetivos.