Você tem cofre digital? Saiba como fazer uma gestão segura e evitar extravio de documentos

Você sabia que uma empresa gasta em média R$ 600,00 para reencontrar um documento perdido e quase o dobro para refazê-lo? Ou ainda, que grandes empresas perdem um documento a cada 12 segundos? E que 7,5% dos documentos simplesmente desaparecem, enquanto outros 3% ficam perdidos em meio à burocracia.

Os dados são de uma pesquisa da consultoria empresarial norte-americana Gartner, publicados na revista CIO Coverage, em 2017. Confira! É possível que atualmente as perdas sejam ainda maiores.

A boa notícia é que já existem no mercado soluções que possibilitam a gestão de documentos e coleta de assinaturas com segurança, agilidade e eficiência, acabando de vez com extravio de arquivos importantes em sua empresa.

Arquivo Inteligente: diga não ao extravio

Um exemplo de sistema digital para a gestão, governança e arquivamento de documentos é o IOB Arquivo Inteligente. O sistema é muito mais que um repositório, ele permite ao usuário classificar documentos e organizá-los em pastas de acordo com o perfil de sua empresa ou escritório contábil.

O IOB Arquivo Inteligente possui mecanismos de classificação documental. Ao se colocar determinado documento numa pasta existente, ele já carrega a classificação e as tags dessa pasta. E sugere tags, com regras textuais customizáveis, para simplificar a classificação.

O mecanismo de busca do IOB Arquivo Inteligente é versátil e descomplicado. Mesmo que o arquivamento tenha ocorrido numa pasta equivocada, o sistema localiza o documento por nome, conteúdo, palavra-chave, tag ou metadados (descrição do arquivo).

Segurança total contra vazamentos

Outro destaque do sistema é a segurança. O IOB Arquivo Inteligente permite uma completa auditoria no histórico de manuseio na gestão dos documentos. Fica registrado quem abriu, visualizou, compartilhou ou alterou cada documento.

Pode-se ainda atribuir a colaboradores autorização, ou não, para entrar em determinadas pastas e arquivos.

Este é um mecanismo de segurança de extrema importância no atual cenário corporativo, em que 70% dos documentos que vazam de uma empresa saem pelas mãos dos próprios colaboradores.

O escritório de contabilidade pode ter ainda um cofre digital para cada cliente empreendedor, compartilhando com ele o acesso aos documentos e evitando o risco da circulação desses documentos por e-mail ou WhatsApp.

Claro, e seu dia a dia fica ainda mais seguro tomando todos os cuidados com a cibersegurança de seus negócios. Saiba mais sobre o tema!

Assinatura digital: agilidade e facilidade no processo

Para a gestão de documentos ser ainda mais segura, descomplicada e totalmente digital, é recomendável também a contratação de um serviço de assinatura digital, que pode utilizados para qualquer tipo de contrato.

Com o IOB Assinatura, por exemplo, o usuário gera o documento, cria um fluxo de assinaturas (determinando uma sequência, se necessário), envia para todos os envolvidos e monitora o andamento dessas assinaturas.

Neste fluxo, podem ser gerados três perfis: o assinador, a testemunha e o acompanhante, que não assina, só monitora o fluxo. Pode-se ainda adicionar uma rubrica em cada página do contrato automaticamente.

O sistema permite download dos documentos e a solicitação de um segundo fator de autenticação, se as partes quiserem.