Notícias
Documentos têm prazo de validade e saber armazená-los evita transtornos futuros
Saber armazenar dados referentes à administração e contabilidade do negócio (informações de RH, relatórios de gestão, documentos fiscais, etc), é fundamental para a prosperidade e longevidade de uma organização.
Se antes, arquivar e administrar grandes quantidades de documentos era um processo árduo, que muitas vezes provocava uma tremenda dor de cabeça, com o passar dos anos e o avanço da tecnologia, muitas empresas migraram para acervos digitais, que comportam grandes quantidades de registros de forma mais prática e econômica.
No entanto, o cuidado e a organização de documentos importantes para uma empresa, como contábeis e administrativos, permanecem os mesmos. Saber armazenar dados referentes à administração e contabilidade do negócio (informações de RH, relatórios de gestão, documentos fiscais, etc), é fundamental para a prosperidade e longevidade de uma organização. É indispensável que os administradores de empresas saibam o prazo de guardar de cada documento, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo.
“Os outros documentos atuam de forma complementar, pois podem servir como prova viável em processos administrativos ou judiciais, além de viabilizar melhor qualidade nas informações e procedimentos da empresa, comprovação de serviços e/ou produtos”, explica a Dra. Natália Guazelli, advogada especialista em Direito Empresarial.
De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo. A especialista informa que o prazo para todos os registros contábeis e fiscais é de cinco anos.
Já para documentos administrativos, o período é variável conforme indicativos abaixo:
- Documentos como Água, luz e telefone – período de 5 anos;
- Documentos como Aluguel e taxas de condomínio – período de 3 anos;
- Faturas de cartão, seguro – período de 1 ano;
- Multas – período de 2 anos;
- INSS – período até ser realizado o pedido de aposentadoria;
- Financiamentos e dívidas, recomendado até o fim de todas as quitações;
- FGTS – 30 anos;
- Contribuição previdenciária – GPS, Contribuição sindical – GRCSU, Recibo de pagamento de salário, recibo do 13º salário, férias e controle de ponto, CAGED, Relação Anual de Informações Sociais – Rais – 5 anos;
- Termos de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio – 2 anos;
- Documentos relacionados ao processo de contratação (ex. contrato de trabalho, registro de funcionário) – prazo indeterminado.
Qual a importância de guardar os documentos pelo período certo?
Em resumo, mesmo sendo uma prática muito comum, Natália Guazelli lembra que a liberação do espaço de armazenamento dos documentos deve ser feita cuidadosamente. Afinal, diversos arquivos são comprovantes fundamentais e descartá-los pode ocasionar problemas no futuro. “É importante ter ciência da validade desses documentos e como poderão ser utilizados, pois facilitará o acesso às informações, identificação de erros de procedimentos ou cobranças e também em necessidade de elaboração de defesas ou recursos judiciais. Caso os gestores da empresa tenham dúvidas é necessário consultar um especialista de confiança, seja da contabilidade ou da assessoria jurídica da empresa”, finaliza.
Links Úteis
Indicadores diários
Compra | Venda | |
---|---|---|
Dólar Americano/Real Brasileiro | 6.3527 | 6.3557 |
Euro/Real Brasileiro | 6.605 | 6.6225 |
Atualizado em: 25/12/2024 15:14 |
Indicadores de inflação
09/2024 | 10/2024 | 11/2024 | |
---|---|---|---|
IGP-DI | 1,03% | 1,54% | 1,18% |
IGP-M | 0,62% | 1,52% | 1,30% |
INCC-DI | 0,58% | 0,68% | 0,40% |
INPC (IBGE) | 0,48% | 0,61% | 0,33% |
IPC (FIPE) | 0,18% | 0,80% | 1,17% |
IPC (FGV) | 0,63% | 0,30% | -0,13% |
IPCA (IBGE) | 0,44% | 0,56% | 0,39% |
IPCA-E (IBGE) | 0,13% | 0,54% | 0,62% |
IVAR (FGV) | 0,33% | -0,89% | -0,88% |