Erros tributários podem ser fatais. Saiba como evitá-los

Uma em cada três MPEs paga multas tributárias por má comunicação com o contador. Uma das principais causas de mortalidade nos primeiros cinco anos de atividade é a falta de planejamento antecipado – o que implica em problemas principalmente na hora de recolher os impostos.

Se lidar com finanças é algo complexo para as pequenas empresas, os dados acima, que são de uma pesquisa da Nibo (desenvolvedora de softwares de gestão financeira) e do Sebrae-SP, servem de alerta para quem está à frente dos pequenos empreendimentos.

O levantamento da Nibo, que acaba de ser realizado com 300 gestores de MPEs no País, mostra outros dados interessantes. Dessas empresas, 67% afirmaram não receber qualquer tipo de relatório ou consultoria do seu contador, sendo que, entre as empresas com mais de 50 colaboradores, 47% registraram essa ausência de demonstrativos.  Já mais de 20% afirmam que podem trocar o contador nos próximos seis meses por esse motivo.

Segundo Sabrina Gallier, vice-presidente de marketing da Nibo, a questão não se restringe a um problema das empresas de contabilidade, mas por que falta um “esforço de comunicação” maior entre as partes. Com tantos impostos e obrigações na legislação tributária brasileira, tornou-se quase impossível fazer quem cuida de finanças entender a complexidade do que é requerido pela área contábil, diz. “Mas as empresas precisam entender que contador não faz milagre.”

De outro lado, 50% dos entrevistados que fazem o trabalho manualmente não sabem ou têm uma vaga ideia de quanto há de contas a pagar. Desse montante, outros 25% desconhecem o saldo bancário atual da empresa. As duas situações se repetem para 21% dos empresários que fazem esses controles via planilhas de Excel.

Durante a aplicação da pesquisa, alguns entrevistados reconheceram passar informações em atraso ao contador, ou disseram guardar recibos, notas e documentos para apurações fiscais e contábeis na caixa de sapato.

“São empresas que só crescem quando constatam o quanto a desorganização pode doer no bolso, e só então passam a enxergar o contador como parceiro estratégico”, destaca Sabrina.

Richard Domingos, diretor executivo da Confirp Contabilidade, é da mesma opinião. Segundo afirma, o trabalho do contador basicamente é o fim da linha das operações de seu cliente, por isso a importância de fornecer informações corretas. Isso vale para todos os tipos de apurações, sejam de impostos, balanços e até para elaboração de documentos estatutários e societários.

Mas, apesar de não ser regra, a maioria das MPEs costuma ser gerida por bons vendedores e conhecedores do produto, mas sem conhecimento financeiro ou contábil – o que acaba gerando esse tipo de problema, afirma Domingos.

“Falta de informação e de proximidade entre as partes faz com que se perca dinheiro com erros contábeis e fiscais. Aí, só resta ao contador remediar o erro depois de constatado.”

EVITANDO PROBLEMAS

O desconhecimento, a falta de comunicação e de organização levam às três principais causas da mortalidade das MPEs nos primeiro cinco anos, segundo João Carlos Natal, consultor do Sebrae-SP. A primeira e mais comum, conforme já mencionado, é a falta de planejamento antecipada.

A segunda é gestão empresarial, que se torna falha por desconhecimento das áreas contábil e de finanças – o que leva o empreendedor a não se preocupar com o fisco, por exemplo, por não ser “problema meu”.

Já a terceira é falta de comportamento empreendedor, ou seja, de enxergar o pro labore como holerite, de ainda pensar como funcionário e não como gestor da empresa. “Quando a MPE aprende a formar preço de venda, aprende que os impostos estão embutidos nele, e que eles têm que ser pagos periodicamente.”

Com a criação da figura do Microempreendedor Individual (MEI), em 2008, que permite abrir uma empresa em 30 minutos sem necessidade de contador, muitas acabaram quebrando por simplesmente não se informarem e desconhecerem que precisam o gerar o DARF (guia de recolhimento do MEI) pela internet, diz o consultor.

“Já disse o ministro Afif Domingos (da Secretaria Especial da Micro e Pequena Empresa) que, nesse caso, a inadimplência não é relacionada à falta de pagamento, mas de informação.”

Para a maioria das pequenas empresas em estruturação, gastar dinheiro com “luxos” como um contador geralmente fica em segundo plano. Mas quando não há escapatória, há quem prefira gastar o mínimo possível – caso típico de barato que sai caro. Como aconteceu com Fernando Henrique Berg de Abreu e sua distribuidora de materiais elétricos, aberta há quatro anos.

Mesmo organizado e conhecedor do produto, como administrador sofreu no início para gerir o negócio, e investiu pouco no serviço de um contador. Resultado: impostos pagos em atraso ou, pior, indevidamente. E o faturamento indo pelo ralo.

Natal, do Sebrae-SP, diz que esse é um dos cuidados básicos para abrir uma pequena empresa: conhecer vários contadores antes de escolher o melhor. E fazer um contrato que determine todo e qualquer serviço prestado.

 “A briga é sempre essa: a empresa quer pagar o mínimo possível ao contador, que por sua vez devolve o mínimo possível. Ele pode ser um ‘mal necessário’, mas se a relação é franca e de qualidade, ele se torna realmente parceiro”, diz.

Richard Domingos, da Confirp, tem opinião semelhante. Segundo ele, o empresário não valoriza o trabalho do bom contador, que muitas vezes cobra o que ele não está disposto a pagar. “Só pelo contador classificar produtos corretamente para emitir nota pode gerar vantagens no recolhimento de um imposto. Mas muita gente não enxerga isso.”

Depois da dor de cabeça, Abreu procurou ajuda do Sebrae, e começou a mudar sua mentalidade - mesmo que significasse gastar um pouco mais para receber orientações qualificadas. “Foi quando começamos a engatinhar”, diz. Dois anos depois de acertar a situação, sua FHB Elétrica conquistará a certificação técnica ISO 9001 pelo bom andamento dos negócios e dos processos, e se prepara para entrar de vez para o e-commerce, em 2015.

“Estamos crescendo na faixa dos 8% ao ano, mas de forma sustentável. Optamos por pisar no freio por enquanto para nos reorganizar. E não deixo de lembrar meus funcionários (são 32): a estrutura ainda é pequena, mas temos que pensar grande.” Lição aprendida, negócios à toda.