Como eSocializar seu cliente – 5º passo

Como mencionado anteriormente no artigo “eSocial em 2018: e agora?”, semanalmente divulgaremos os passos que ajudarão vocês, empresas de contabilidade, a eSocializar seu cliente e ter um eSocial mais tranquilo.

Até aqui já apresentei os seguintes passos:

1º passo – Analise e estude seu cliente
2º passo – Aponte as atuais inconformidades

3º passo – Elabore um passo a passo de cada processo

4º passo – Conscientize e defina as atribuições de cada setor

O próximo passo ainda refere-se a uma ação e deve ser feita em conjunto com o seu cliente, lembrando que no eSocial não entra o passado, somente acontecimentos e ocorrências de janeiro/2018 pra frente. Isso é ótimo pois o passado não podemos alterar, mas o futuro nós podemos melhorar.

É com esse sentimento de melhorar o futuro que apresento o 5º passo:

5° passo: Revise: cadastros, tabelas, contratos, atividades, ...

Precisamos sentar com nosso cliente e revisar os vários pontos que impactam no eSocial e que hoje não damos muita atenção, seja por vocês dos escritórios contábeis ou por seus clientes, as empresas finais.

São pontos que deixamos passar por não interferir nas declarações diárias, mensais ou anuais que atualmente são exigidas pelo governo: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Caixa Econômica Federal.

É importante pararmos por um instante e avaliarmos os nossos cadastros, tabelas, ambientes, contratos e atividades que constam nos nossos diversos sistemas. Será que a informação que temos armazenada é de qualidade?

Precisamos ter em mente que só entra no eSocial o que estiver em vigor no momento da sua obrigatoriedade, ou seja, as empresas que estarão obrigadas em 01/2018 enviarão ao eSocial os cadastros, tabelas, ambientes, contratos e atividades que estão em vigor em 01/2018 e não o que já não é mais utilizado. Por isso é importante o seu sistema te dar a opção de inativar cadastros e tabelas que não serão mais utilizados. Isso é um meio de o sistema lhe ajudar a organizar seus dados.

Cadastros: Empregador, Empregado, Dependente, Tomador, Autônomo, Estagiário → os cadastros receberam alguns campos novos com a disponibilização do eSocial e que podem estar sem informação atualmente no cadastro do sistema, por isso precisamos disponibilizar esses cadastros para que sejam conferidos e completados pelos nossos clientes, pois as informações vem deles. Os escritórios contábeis, por sua vez, precisam validar as informações, pois o seu papel é gerar informações consistentes para o governo.

Tabelas: Rubricas, Cargos, Horários, Processos → essas tabelas são exportadas antes do início da obrigatoriedade para que recebam as movimentações e sejam apurados os impostos. A questão que deve ser muito bem revisada antes de enviar é duplicidade de registros e mais alguns pontos que seguem:

Rubricas: incidência em INSS, FGTS, IRRF, DSR, 13º e Férias e de/para com a tabela de naturezas da RF;

Cargos: descrição da função completa e vínculo com CBO;

Horários de trabalho: escala com horários completos e quantidade de horas semanais corretas;

Processos: lançamento e validação dos processos que dão alguma isenção para a empresa.

Contratos: de Trabalho, de Estágio, de Desligamento → os contratos que o escritório ou o cliente emitem estão de acordo com as cláusulas previstas na CLT? Não caia no erro de “isso sempre foi assim”. Revise as cláusulas de rescisão antecipada do contrato de experiência, modelos de contratos de estágio e os modelos de aviso prévio.

Atividades: Insalubre, Periculoso, Noturno → as atividades estão definidas corretamente? Há empregados “menores” que exercem atividade em horário noturno ou em local insalubre? A empresa possui os laudos técnicos dos ambientes de trabalho? Possui a análise de riscos? Se essa atribuição não ficar a cargo do escritório contábil é preciso orientar nossos clientes sobre o que é preciso e qual empresa pode ser contratada para tal fim.

Acrescente ainda a revisão de outros dados que você julgar necessário visando sempre o que será solicitado pelo eSocial e que estará visível ao governo.

Tendo realizado essa ação já podemos partir ao passo seguinte que será publicado na primeira semana de janeiro: “Como eSocializar seu cliente - 6° passo”...não perca!

Vamos dar uma pausa de duas semanas para curtir as férias e com isso desejo a todos um feliz natal e um maravilhoso ano de muito estudo e aprendizado. Desejo que em 2017 possamos julgar menos e que principalmente possamos conhecer e nos aproximar mais das pessoas que estão ao nosso redor!